COMPROMISO ÉTICO, DE BUENA CONDUCTA Y DE BUEN GOBIERNO
INDUSTRIAL TAYLOR S A S, consciente de las responsabilidades que tiene frente a la sociedad y el país, se ha comprometido en liderar en forma permanente una política empresarial seria y transparente, guiada por principios de rectitud y honestidad.
Por ello, el presente Código de Ética enuncia los principios y reglas de conducta que buscan guiar la actitud y el comportamiento de los directivos, empleados, funcionarios y colaboradores de INDUSTRIAL TAYLOR S A S, de tal forma que puedan mantener unas excelentes relaciones, con un personal comprometido con el crecimiento, mediante la promoción de los principios y la exaltación de los valores que engrandecen la persona y nuestra organización.
1. DESTINATARIOS DEL CÓDIGO
Este Código se aplica a todos los directivos y empleados de INDUSTRIAL TAYLOR S A S, así como los trabajadores en misión, contratistas, o prestadores de servicios que por las funciones que realizan representan a INDUSTRIAL TAYLOR S A S, independientemente del tipo de contrato que determine su relación profesional o laboral. En adelante, todos ellos serán denominados, conjuntamente, como los «funcionarios».
2. PRINCIPIOS ÉTICOS Y VALORES
2. PRINCIPIOS ÉTICOS Y VALORES
2.1 PRINCIPIOS GENERALES
Todos los destinatarios de este Código estarán obligados en todas sus actuaciones a:
Cumplir con la Constitución, las leyes de la Nación, las disposiciones y reglamentaciones que expidan las autoridades y las normas y políticas fijadas por INDUSTRIAL TAYLOR S A S.
• Colaborar dentro del marco normativo aplicable vigente con las autoridades de supervisión, judiciales y administrativas en la prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, así́ como en los delitos informáticos y demás delitos de que tenga conocimiento con ocasión del ejercicio de su actividad, proporcionando de manera veraz, oportuna y eficaz la información que soliciten las instancias de control correspondientes y cualquier interesado, sin perjuicio de la reserva que la Constitución y las leyes establezcan al igual que la regulación sobre manejo de la información.
Todos los destinatarios de este Código estarán obligados en todas sus actuaciones a:
Cumplir con la Constitución, las leyes de la Nación, las disposiciones y reglamentaciones que expidan las autoridades y las normas y políticas fijadas por INDUSTRIAL TAYLOR S A S.
• Colaborar dentro del marco normativo aplicable vigente con las autoridades de supervisión, judiciales y administrativas en la prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, así́ como en los delitos informáticos y demás delitos de que tenga conocimiento con ocasión del ejercicio de su actividad, proporcionando de manera veraz, oportuna y eficaz la información que soliciten las instancias de control correspondientes y cualquier interesado, sin perjuicio de la reserva que la Constitución y las leyes establezcan al igual que la regulación sobre manejo de la información.
• Actuar con buena fe, objetividad, lealtad, diligencia y conocimiento en la toma de decisiones, y dando prelación en sus decisiones a los principios y valores de INDUSTRIAL TAYLOR S A S.
•Nunca incurrir en situaciones que permitan, amparen o faciliten actos incorrectos que señala el presente Código, incluyendo aquellos que puedan utilizarse para confundir o sorprender la buena fe de terceros o usarse en forma contraria a los intereses legítimos de INDUSTRIAL TAYLOR S A S, tales como publicidad tendenciosa, espionaje industrial, incumplimiento de obligaciones laborales, comerciales, sociales y demás.
• Informar oportunamente a sus superiores inmediatos todo hecho o irregularidad cometida por parte de otro funcionario o de un tercero, que afecte o pueda lesionar los intereses de INDUSTRIAL TAYLOR S A S, de sus clientes, usuarios, accionistas y directivos.
2.2. VALORES CORPORATIVOS
Estos valores constituyen el marco de referencia que debe guiar la conducta básica de todos los funcionarios de INDUSTRIAL TAYLOR S A S, para cumplir las responsabilidades de su puesto de trabajo, con arreglo a los principios de lealtad a la Compañía, buena fe, integridad y respeto a la legalidad y a los criterios éticos.
• Honestidad: Trabajar de manera honrada, cuidando de manera justa y razonable los recursos asignados y, actuando con rectitud en todo momento.
• Respeto: Actuar reconociendo los derechos, opiniones y la dignidad de los demás, absteniéndose de ofenderlos y cuidando de no ir más allá́ de los límites establecidos.
• Responsabilidad: Cumplir con los compromisos adquiridos, reconociendo, aceptando y respondiendo por las acciones y decisiones generadas en ese proceso.
• Lealtad: Ser fieles a INDUSTRIAL TAYLOR S A S, convirtiendo en propios los objetivos corporativos.
• Transparencia: Actuar con claridad, consistencia y sin ambigüedades y siguiendo permanentemente las políticas y normas de la Compañía, facilitando la vigilancia y monitoreo en el desempeño organizacional.
• Vocación de Servicio: Continuamente demostrar disposición a cuidar los intereses y satisfacer las necesidades de nuestros clientes tanto internos como externos, siempre dentro del marco de las políticas y procedimientos establecidos en la Compañía. Anticiparnos a conocer y responder de manera efectiva con un servicio de alta calidad.
• Trabajo en equipo: valoramos y fomentamos el aporte de las personas para el logro de los objetivos comunes.
• Alto desempeño: superamos continuamente nuestras metas y optimizamos el uso de recursos, para crear valor.
• Confianza: generamos credibilidad y manejamos responsablemente la información.
3. DISPOSICIONES PARTICULARES
3.1 DERECHOS HUMANOS
INDUSTRIAL TAYLOR S A S y sus funcionarios deben respetar los derechos humanos internacionalmente reconocidos y enunciados en la “Carta Internacional de los Derechos Humanos” y los principios relativos a los derechos incluidos en los ocho Convenios Fundamentales de la Organización Internacional del Trabajo, conforme a la Declaración relativa a los principios y derechos fundamentales en el trabajo.
_____________________
Se conoce como Carta Internacional de los Derechos Humanos a la Declaración Universal de los Derechos Humanos (1948) junto con los instrumentos que la desarrollan: el Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos (1976) y el Pacto Internacional de Derechos Económicos, Sociales y Culturales (1976)
Los ocho Convenios Fundamentales de la OIT incluyen: Convenio sobre la Libertad Sindical y la Protección del Derecho de Sindicación (1948), Convenio sobre el Derecho de Sindicación y Negociación Colectiva (1949), Convenio sobre el Trabajo Forzoso (1930), convenio sobre la abolición del Trabajo Forzoso (1957), Convenio sobre la Edad Mínima (1973), Convenio sobre las Peores formas de Trabajo Infantil (1999), Convenio sobre la Igualdad de Remuneración (1951), Convenio sobre la Discriminación (1958).
La responsabilidad de respetar los derechos humanos por parte de los funcionarios exige que los mismos eviten que sus propias actividades provoquen o contribuyan a provocar consecuencias negativas sobre los derechos humanos y hagan frente a esas consecuencias cuando se produzcan y traten de prevenir o mitigar las consecuencias negativas sobre los derechos humanos directamente relacionadas con operaciones, productos o servicios prestados por sus proveedores.
a. Mantener unas prácticas laborales coherentes con la normativa internacional anteriormente descrita.
b. Eliminar todas las formas de trabajo forzoso.
c. Erradicar el uso de trabajo infantil.
d. Facilitar la libertad de asociación y la negociación colectiva de sus empleados.
e. Tratar a todos los funcionarios con dignidad y respeto, absteniéndose de emplear cualquier conducta agraviante o que suponga algún tipo de discriminación por motivos de raza, ideas religiosas, políticas o sindicales, nacionalidad, lengua, sexo, estado civil, edad o discapacidad.
f. Asegurar que las condiciones y el entorno de trabajo (entre otros: salarios, jornada laboral, protección de la maternidad, fomento de un ambiente de trabajo seguro, libre de alcohol y drogas, etc.) son coherentes con las normas laborales internacionales aplicables, y que promueven y mantienen un alto grado de bienestar físico, mental y social de sus empleados.
g. Respetar la individualidad de las personas con las cuales interactúa, esto es las características únicas de cada ser humano: su personalidad, estilo de vida, procesos de pensamiento, experiencia personal y laboral, origen étnico, orientación política, raza, color, religión, género, identidad de género, orientación sexual, estado civil, condición física, entre otras diferencias.
h. Evitar realizar conductas que representen o pudiesen potencialmente representar cualquier tipo de discriminación, irrespeto, amenaza, difamación, o que infundan miedo, angustia, intimidación, o de alguna manera puedan atentar contra la libertad individual de sus compañeros y subalternos, o de cualquier persona con la que interactúen en razón de sus funciones.
i. Evitar conductas que constituyan o puedan constituir acoso laboral o acoso sexual, conforme a las normatividad vigente.
3.2. PROHIBICIÓN DE USO DE TABACO, SUSTANCIAS PSICOACTIVAS, DROGAS ILÍCITAS Y ABUSO DE BEBIDAS ALCOHÓLICAS
INDUSTRIAL TAYLOR S A S tiene el compromiso de proporcionar un lugar de trabajo seguro y saludable para todos sus funcionarios. El uso de drogas ilícitas, tabaco, sustancias psicoactivas o el abuso de alcohol pueden ocasionar serios riesgos a la seguridad.
La posesión, distribución o consumo de sustancias psicoactivas, alcohol o drogas ilícitas, o el estar bajo la influencia de estas sustancias o drogas o del alcohol durante la jornada laboral están prohibidos.
3.3 CERO TOLERANCIA A LA CORRUPCIÓN
INDUSTRIAL TAYLOR S A S desarrollará su actividad comercial con transparencia e integridad, evitando actividades engañosas, deshonestas o fraudulentas y toda practica que se considere que sea o induzca a la corrupción y/o soborno en las relaciones con entidades y funcionarios públicos o privados. En este sentido, INDUSTRIAL TAYLOR S A S y sus funcionarios velaran por el cumplimiento de las disposiciones legales sobre anticorrupción, entre otras, el Estatuto Anticorrupción adoptado mediante Ley 1474 del 12 de Julio de 2011, y las normas complementarias que desarrollen dichas leyes.
3.4 POLÍTICAS APLICABLES A LA PREVENCIÓN DE CONFLICTOS DE INTERÉS
Se entiende por conflicto de interés toda situación o evento de regulación, administración, operación o control institucional, en la que deba intervenir o participar alguno de los destinarios de este Código en razón del ejercicio de sus funciones, cuya decisión tenga relación directa o indirecta con sus propios intereses personales o familiares según el grado de consanguinidad o afinidad o cuando esa decisión institucional esté en contra de los intereses de la Compañía.
Cuando un funcionario de INDUSTRIAL TAYLOR S A S se encuentre incurso en una situación de conflicto de interés o considere poder estarlo, corresponderá́ a la Junta Directiva estudiar el caso y definir las acciones a seguir.
En consecuencia, cuando se presenten conflictos de interés los funcionarios deberán abstenerse de:
a. Participar en actividades, negocios u operaciones contrarios a la ley, a los intereses de INDUSTRIAL TAYLOR S A S, que puedan perjudicar el cumplimiento de sus deberes y responsabilidades o afectar el buen nombre de la Compañía.
b. Realizar cualquier negocio u operación con fundamento en sentimientos de amistad, enemistad o relaciones familiares.
c. Abusar de su condición de directivo, empleado, funcionario o colaborador de INDUSTRIAL TAYLOR S A S para obtener beneficios, para sí o para terceros, relacionados con los productos o servicios que presta INDUSTRIAL TAYLOR S A S, o para obtener beneficios personales de proveedores, contratistas, terceros, clientes o usuario
d. Realizar cualquier operación utilizando información privilegiada en provecho suyo o de terceros.
e. Recibir remuneración, dadivas o cualquier otro tipo de compensación en dinero o en especie por parte de cualquier persona natural o jurídica, en razón del ejercicio de sus funciones y actividades que realiza.
g. Utilizar el nombre, razón social, sigla, marca, denominación de servicios o productos de INDUSTRIAL TAYLOR S A S, o cualquier elemento propio de la entidad para actividades particulares.
h. Ofrecer sus servicios, experiencia profesional o conocimientos a clientes y usuarios de la entidad.
i. Utilizar las instalaciones de INDUSTRIAL TAYLOR S A S o los elementos de trabajo para manejar o promover negocios a título personal o en provecho de terceros.
Si alguno de los destinatarios del presente Código identifica la existencia de un conflicto de interés, deberá́ analizar la situación u operación con base en las normas legales que la rigen, los manuales y procedimientos establecidos e informar a la Junta Directiva, para que lo releve de tomar decisiones o realizar gestión alguna tendiente a intervenir de manera directa o indirecta sobre el caso en particular.
3.5 CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN
Se considera información confidencial, cualquier información que reciban los funcionarios que tengan algún tipo de vínculo contractual con INDUSTRIAL TAYLOR S A S; en desarrollo o con ocasión de su vinculación, tanto de propiedad de la Compañía como información que los funcionarios hayan recibido de terceros, incluyendo, sin limitación, cualquier información de carácter legal, contable, tributario, técnico, tecnológico, financiero, jurídico o comercial de la Compañía o de los terceros y de los clientes y usuarios de ambos.
Con el fin de evitar que, en razón de la labor o de las funciones, utilicen información confidencial en provecho de ellos mismos o de terceros, se establecen las siguientes políticas:
a. Guardar absoluta reserva sobre toda la información, políticas, procedimientos u operaciones que le sean suministrados, dados a conocer o a los que tenga acceso con ocasión de su trabajo.
b.Abstenerse de efectuar para sí o para terceros, arreglos, reproducciones, adaptaciones o cualquier otra clase de mutilación, deformación o modificación de la información confidencial que llegue a su conocimiento en desarrollo o con ocasión de su trabajo.
c. En ningún caso podrá revelar ni transferir a terceras personas las tecnologías, metodologías, know how, y secretos industriales, comerciales o estratégicos que pertenezcan a INDUSTRIAL TAYLOR S A S, sus clientes o proveedores, a los que haya tenido acceso con ocasión de su cargo.
d. En ningún caso podrá́ divulgar, apropiarse, ni usar la información de INDUSTRIAL TAYLOR S A S o de sus clientes y usuarios para fines distintos al desempeño de su cargo y al manejo de las relaciones con los mismos, y menos para efectuar transacciones que deriven utilidad o provecho personal del funcionario o de un tercero.
e. Evitar causar daño o pérdida de los documentos confidenciales que hayan llegado al poder de INDUSTRIAL TAYLOR S A S a través de la ejecución de las labores de sus funcionarios.
f. Comunicar o divulgar información reservada que pudiera dañar la imagen o el prestigio de INDUSTRIAL TAYLOR S A S o de terceras personas.
g. Está prohibido divulgar o dar lectura a documentos expresamente confidenciales, dirigidos a otras dependencias.
h. En ningún caso revelar información de la nómina de INDUSTRIAL TAYLOR S A S, a ningún funcionario o tercero, salvo que exista autorización legal.
i. Cumplir las demás normas internas que se estipulen dentro del desarrollo del objeto legal de INDUSTRIAL TAYLOR S A S.
3.6 SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
INDUSTRIAL TAYLOR S A S propende por ofrecer un lugar de trabajo seguro y saludable para todos los funcionarios; lo cual, requiere del compromiso de cada uno, en la protección de la salud y la observancia de reglas básicas de seguridad, que contribuyan al bienestar propio y el de las demás personas con las que se interactúa; para ello, los funcionarios deberán:
a. Informar sobre cualquier situación que pueda presentar un riesgo de salud y seguridad al Área de Gestión Humana - SG SST.
b. Cumplir todas las normas, procesos, procedimientos y prácticas de seguridad que le son exigidas para la ejecución de sus funciones.
c. Cuidar de su salud y de la seguridad de sus compañeros.
d. Participar de las actividades de seguridad y salud en el trabajo, además de las de carácter obligatorio.
e. Asistir a los exámenes médicos ocupacionales anuales que se programen.
f. Desempeñar comportamientos seguros y de autocuidado en la ejecución de las funciones.
g. Tomar las precauciones necesarias para el seguro cumplimiento de las funciones.
h. Usar siempre los elementos de protección personal asignados.
3.7 PREVENCIÓN Y CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO (LA/FT):
Los funcionarios deberán asegurar el cumplimiento de las normas encaminadas a prevenir y controlar el LA/FT, para lo cual tendrán en cuenta lo siguiente:
a. Velar por que todos los clientes vinculados a INDUSTRIAL TAYLOR S A S, reúnan requisitos de calidad y carácter tales que haya siempre una integridad moral reconocida y una actividad lícita y transparente. La capacidad económica de los clientes debe ser concordante con su actividad y con los movimientos u operaciones que realicen en la institución.
b. Cuando se conozca información sobre la actividad sospechosa de un cliente o usuario y se considere que no se debe extender la relación de negocios entre este e INDUSTRIAL TAYLOR S A S, debe darse aviso inmediato a los funcionarios de mayor nivel con el fin de unificar el criterio, prevenir repercusiones desfavorables y enviar los reportes del caso a la autoridad competente.
c. Anteponer la observancia de los principios éticos al logro de las metas comerciales, considerando que es primordial generar una cultura orientada a cumplir y hacer cumplir las normas establecidas para la prevención y detección del lavado de activos.
d. Considerar las políticas adoptadas por la Junta Directiva, en las decisiones relacionadas con la búsqueda de nuevos negocios, la apertura de operaciones en nuevas jurisdicciones, nuevos productos y la modificación de los actuales, nuevos canales de distribución o modificación de los actuales.
e. Verificar que los procedimientos, metodologías y herramientas a su cargo, desarrollen todas las políticas adoptadas por la Junta Directiva en materia de LA/FT.
f. Los funcionarios también tienen el deber de comunicar a la Alta Dirección, cualquier debilidad en los controles o potencial falla del sistema de control, tales como la indebida segregación de funciones y la instalación de nuevos sistemas y programas que no cumplen con los estándares de seguridad y de prevención del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo.
4. DIRECTRICES ÉTICAS PARA LOS GRUPOS DE INTERÉS
4.1 RELACIÓN CON LAS AUTORIDADES: las relaciones de los funcionarios de INDUSTRIAL TAYLOR S A S con el gobierno, en ejercicio de su cargo, con las entidades gubernamentales y con las demás autoridades públicas deberán conducirse dentro del marco de la ley y bajo los principios descritos en el presente Código.
4.2 RELACIÓN CON LOS CLIENTES Y USUARIOS: los destinatarios del presente Código, deberán abstenerse de realizar negocios con personas naturales o jurídicas de las cuales se tenga conocimiento que observan un comportamiento empresarial contrario a las leyes. Así́ mismo, deberán expresar con claridad a los clientes y usuarios las condiciones de las operaciones, de tal forma que sea posible que los clientes y usuarios conozcan en su integridad los productos y servicios, así́ como las obligaciones reciprocas que se generan en toda actividad comercial.
Las solicitudes, reclamaciones y requerimientos deberán ser atendidos de manera oportuna y precisa, conforme a la ley y a los contratos respectivos.
4.3 RELACIÓN CON LOS PROVEEDORES: deberá́ fundamentarse la elección y contratación de proveedores en criterios técnicos, profesionales, éticos, y adicionalmente se tendrá́ en cuenta lo establecido en las Políticas y Procedimientos de LA/FT y en las necesidades de INDUSTRIAL TAYLOR S A S, conduciéndolas por medio de procesos que garanticen la mejor relación costo beneficio, tales como el conocimiento del proveedor, la evaluación del mismo y la cotización de precios, entre otros.
4.4 RELACIÓN CON LOS COMPETIDORES: se mantendrá́ una competencia leal como elemento básico en todas las operaciones y relaciones con otras compañías del mercado de acuerdo con los principios de la sana competencia. Los funcionarios de INDUSTRIAL TAYLOR S A S en ningún caso deberán hacer comentarios que puedan afectar la imagen de los competidores o contribuir para la divulgación de rumores sobre los mismos.
4.5 RELACIONES EN EL AMBIENTE DE TRABAJO: las relaciones en el ambiente de trabajo deberán enmarcarse bajo la cortesía y el respeto. Así́ mismo, deberán buscar que predomine el espíritu de colaboración, trabajo en equipo y lealtad, dando estricto cumplimiento a las normas señaladas por el Reglamento Interno de Trabajo de INDUSTRIAL TAYLOR S A S y el presente Código.
4.6 REGALOS E INVITACIONES: Los intereses comerciales de INDUSTRIAL TAYLOR S A S serán mejor servidos cuando sus decisiones comerciales estén basadas en criterios comerciales y no influidas por factores tales como regalos, favores, donaciones, invitaciones, viajes o pagos tendientes a obtener resultados para los destinatarios del presente Código, sus vinculados o familiares.
En consecuencia, los funcionarios de INDUSTRIAL TAYLOR S A S no podrán dar, ofrecer o aceptar, en forma directa o indirecta, regalos, favores, donaciones, invitaciones, viajes o pagos en desarrollo de las actividades realizadas en INDUSTRIAL TAYLOR S A S que puedan influir en sus decisiones para facilitar negocios u operaciones en beneficio propio o de terceros.
Se exceptúan los regalos o invitaciones institucionales o publicitarias que hagan parte del giro ordinario de los negocios y que tengan un objetivo comercial definido, tales como lapiceros, agendas, discos, etc., por valores de mínimo costo, o atenciones (comidas de negocios) de costos moderados.
Los comprobantes o cuentas de cobro presentados a INDUSTRIAL TAYLOR S A S por concepto de viajes o atenciones sociales deberán corresponder a actividades oficiales del mismo.
4.7 USO ADECUADO DE RECURSOS: los funcionarios de INDUSTRIAL TAYLOR S A S deberán dar uso adecuado y racional a su tiempo, los muebles, las herramientas, los equipos y demás elementos de trabajo de INDUSTRIAL TAYLOR S A S. Se garantiza el derecho a la privacidad siempre que la utilización de la infraestructura de INDUSTRIAL TAYLOR S A S obedezca exclusivamente a asuntos de carácter laboral, o una utilización diferente haya sido autorizada por la Compañía.
5. ACTOS INCORRECTOS
Se entiende por acto incorrecto, el incumplimiento de las normas legales y de las disposiciones generales y particulares de este Código, así́ como cualquier intento o actuación de un empleado, directivo o funcionario de INDUSTRIAL TAYLOR S A S de obtener un provecho indebido para sí mismo o para terceros, abusando de su posición, y aquellos que puedan utilizarse para confundir o sorprender la buena fe de terceros o usarse en forma contraria a los intereses legítimos de INDUSTRIAL TAYLOR S A S. Los actos incorrectos pueden involucrar a clientes, proveedores, representantes, competidores, empleados, terceros, accionistas, ex empleados y directivos. Las principales categorías son las siguientes:
• Abuso tecnológico, incluyendo el acceso no autorizado a sistemas de cómputo, violación de licencias de software, implantación de virus u otro código dañino, cualquier tipo de sabotaje, como:
o Acceso o divulgación no autorizado de archivos electrónicos
o Uso indebido de la Red
o Destruir o distorsionar información clave de INDUSTRIAL TAYLOR S A S o fraude por computador, en todas sus manifestaciones
• Apropiación indebida de recursos, incluida la propiedad intelectual y la información. En esta categoría se incluyen, entre otros:
o Hurto en sus distintas clasificaciones
o Abuso de confianza
o Desviación o uso indebido de información privilegiada
o Malversación y destinación diferente de recursos
• Contribuciones y Actividades Políticas, salvo a título personal y a su propia elección, ningún empleado y/o directivo de INDUSTRIAL TAYLOR S A S podrá́ participar en actividades políticas, ni realizar contribución alguna para ningún candidato político o partido en nombre y representación del de INDUSTRIAL TAYLOR S A S, ni recibir reembolsos directos o indirectos para contribuciones políticas personales realizadas por ellos mismos.
•Conflictos de interés:
o Falsos reportes: tendientes a distorsionar la realidad del desempeño propio o de terceros. Incluye la supresión de información material y otros casos como:
o Suministro de información falsa para encubrir desempeño deficiente o para acceder a bonificaciones.
o Utilizar falsos reportes para engañar a inversionistas, entidades financieras o terceros en general
o Manipulación de estados financieros.
• Corrupción: definida como el requerimiento o aceptación, ofrecimiento u otorgamiento, por o hacia un empleado, directivo, funcionario o colaborador del de INDUSTRIAL TAYLOR S A S, de cualquier objeto de valor pecuniario u otros beneficios como dadivas, favores, promesas o ventajas de cualquier clase para sí mismo o para otra persona, a cambio de la realización u omisión de cualquier acto relacionado con su trabajo, tales como:
o Aceptación de un beneficio personal o para terceros como forma de influenciar una decisión administrativa
o Cualquier pago hecho a un empleado de parte de un proveedor a cambio de un tratamiento favorable a este ultimo
o Aceptación de dadivas, regalos e invitaciones de cualquier naturaleza de terceras partes con las cuales el de INDUSTRIAL TAYLOR S A S tiene relaciones de negocios
o Sobornos a funcionarios públicos o privados por realizar una determinada acción u omitir una actuación.
• Malversación de activos: se define como el acto intencional o culposo de disponer de los activos de la entidad o aquellos por los cuales ésta sea responsable, en beneficio propio o de terceros; de tal manera que ello cause un detrimento o una distorsión de los estados financieros. Dicha malversación comprende, pero no se limita a:
o Apropiación física de bienes, sin la respectiva autorización
o Apropiación de dinero, títulos representativos de valor o similares, así́ sea de manera temporal.
o Realización de gastos no autorizados, en beneficio propio o de terceros.
o En general, toda apropiación, desviación o uso de los bienes de propiedad o bajo responsabilidad de la entidad para ser destinados a fines diferentes de aquellos para los cuales hayan sido específicamente adquiridos o recibidos.
6. COMITÉ DE ETICA, CONDUCTA Y BUEN GOBIERNO.
6.1 OBJETIVO
Con la finalidad de asegurar el cumplimiento de las disposiciones de éste Código, y de su adecuada interpretación, así́ como solucionar cualquier conflicto de intereses, INDUSTRIAL TAYLOR S A S cuenta con un Comité de Ética, Conducta y Buen Gobierno, integrado por la Gerencia General, la Vicepresidencia Comercial, la Vicepresidencia de Operaciones y la Dirección de Gestión Humana.
6.2 REUNIONES
El Comité se reunirá́ cuando se detecten situaciones que requieran ser consideradas por este Comité. En este caso, la reunión será́ citada por cualquiera de los miembros del mismo.
Las reuniones podrán ser presenciales o a través de cualquier medio tecnológico.
El Comité designará un Secretario entre sus miembros, quién elaborará las actas de las reuniones y llevará los archivos correspondientes. Las actas del Comité deben ser firmadas por los miembros del Comité que estuvieron presentes en la reunión.
6.3 FUNCIONES
El Comité de Ética, Conducta y Buen Gobierno tendrá́ las siguientes funciones:
a. Atender las dudas e inquietudes que los funcionarios tengan sobre la interpretación del Código, debiendo informarles por escrito.
b. Conocer y analizar las infracciones, quejas y denuncias, reportadas a través de los canales definidos por INDUSTRIAL TAYLOR S A S para tal fin y mantener la confidencialidad, garantizando la celeridad e imparcialidad en el desarrollo de la investigación.
c. Evaluar, tramitar, decidir y notificar las situaciones que podrían constituir conflicto de intereses de los funcionarios, y las denuncias que se reciban a través de los distintos canales, sobre incumplimiento a los deberes contemplados en este Código.
d. Establecer comunicación con las Empresas contratantes de terceros vinculados para asegurar el cumplimiento del Código, en cuanto le sea aplicable, y buscar en forma conjunta la solución a los eventuales conflictos de intereses que se presenten.
e. Vigilar que se apliquen las recomendaciones que adopten en relación con investigaciones administrativas, celebración de actas de cargos y descargos, o la imposición de sanciones que deban a los funcionarios que se determine, puedan estar involucrados o estén involucrados en conductas contrarias al presente Código.
f. Adelantar la confirmación por parte de los funcionarios sobre la declaración de existencia de conflictos de intereses.
g. Velar por el cumplimiento de los principios y de los compromisos contemplados en el Código.
h. Garantizar la implementación de las medidas correctivas de acuerdo a las denuncias recibidas.
6.4 SISTEMA DE RECEPCIÓN Y CANALES DE INFORMACIÓN DEL COMITÉ DE ETICA, CONDUCTA Y BUEN GOBIERNO
Este Código contiene unos lineamientos generales que permitirán evaluar gran parte de las situaciones a las que se podrían enfrentar los destinatarios del presente Código; en ningún caso, detalla necesariamente todos los problemas que pueden surgir en la operación diaria. De este modo, eventualmente, podrán surgir dudas sobre cuál es la conducta más correcta que debe ser adoptada, casos en los cuales se deberá́ comunicar al superior jerárquico o al Comité de Ética, Conducta y Buen Gobierno, antes de tomar cualquier decisión.
Este Código se complementa con otros códigos, manuales, políticas, programas y procesos operativos específicos que puede llegar a adoptar INDUSTRIAL TAYLOR S A S, en cumplimiento de disposiciones nacionales e internacionales aplicables.
INDUSTRIAL TAYLOR S A S dispondrá́ de un canal para que los funcionarios puedan enviar abiertamente, confidencialmente o de forma anónima, las denuncias, preguntas o asuntos acerca de violaciones a este Código, conductas y situaciones que consideren antiéticas, y que vayan en contra de las normas aquí́ establecidas o asuntos que surjan en INDUSTRIAL TAYLOR S A S relacionados con el incumplimiento de normas, procedimientos, regulaciones, políticas, y estándares de conducta incluyendo las norma anticorrupción.
Los siguientes mecanismos están disponibles para la notificación de infracciones al Código:
• Vía e-mail en la dirección lineaetica@industrialtaylor.com.co
• Vía telefónica: (601) 357 8400 Ext: 3008
• Comunicación escrita a la Transversal 93 No. 51-98, Edificio 3 - Parque Empresarial Puerta del Sol en la ciudad de Bogotá, Departamento Gestión Humana
Se invita a los colaboradores a hablar con sus jefes o supervisores en caso de cualquier duda en relación con el mejor curso de acción frente a una situación en particular.
Además de los canales atrás descritos, las preguntas, quejas y denuncias pueden ser presentadas directamente al Jefe o Gerente de Área o Director de Área o Vicepresidente del Área, o directamente al Gerente de INDUSTRIAL TAYLOR S A S. Quien reciba información en este sentido, deberá́ darle trámite inmediato al Comité de Ética, Conducta y Buen Gobierno.
Las personas que hagan uso de los canales, deben asegurarse de la validez de la información que suministran, y proporcionar suficientes detalles para permitir que se adelanten las indagaciones respectivas.
6.5 PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN Y DEL DENUNCIANTE
En ningún caso se admitirá́ algún tipo de represalia contra cualquier persona que, de buena fe, plantee preguntas, informe sobre acciones incongruentes con nuestro Código, normativa interna o legislación, ni contra quien colabore en una indagación sobre una supuesta actuación irregular.
La comunicación «de buena fe» implica proporcionar información de manera honesta, completa y precisa, incluso si posteriormente se demuestra que carecía de fundamento o que era errónea. Cualquier información que se descubra que ha sido facilitada de mala fe podría originar consecuencias disciplinarias.
Ningún Directivo o Colaborador vinculado mediante contrato de trabajo, puede desplegar actos, conductas hostiles o de acoso contra cualquier persona externa, cliente, proveedor, contratista, o Colaborador que presente una queja o denuncia, o que rinda declaraciones que afecten a un Colaborador o a cualquiera otra persona.
Cualquier acto de venganza, acoso o discriminación se tendrá́ como una violación grave al Código y constituirá́ justa causa para la terminación del contrato de trabajo.
6.7 INDAGACIÓN
Todos los empleados, incluyendo los de las empresas que contratan con INDUSTRIAL TAYLOR S A S, tienen la obligación de reportar de manera oportuna cualquier sospecha o evidencia de la realización de un acto incorrecto a través de los canales dispuestos para ello por INDUSTRIAL TAYLOR S A S, y debe colaborar con las eventuales investigaciones que adelante INDUSTRIAL TAYLOR S A S y las autoridades correspondientes, contestando sus
requerimientos con la oportunidad y la totalidad de los hechos y la verdad, en cumplimiento del deber legal que compete a todo ciudadano.
Las indagaciones se llevarán a cabo, de acuerdo con lo previsto en las normas aplicables, respetarán el debido proceso, y todas las personas serán tratadas de manera justa y consistente con los principios rectores de nuestro Código.
Todos los empleados, directivos, funcionarios o colaboradores de INDUSTRIAL TAYLOR S A S deben cooperar con las indagaciones; así como, asegurar y entregar todos los documentos y registros que contribuyan a las mismas.
7. RÉGIMEN SANCIONATORIO
Todos los directivos, empleados, funcionarios o colaboradores de INDUSTRIAL TAYLOR S A S que voluntariamente o con culpa grave incurran en conductas que violen los principios éticos y las normas consagradas en el presente Código, serán sancionados de acuerdo con la disposiciones que generé el Comité de Ética, Conducta y Buen Gobierno observando lo previsto en la ley.
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• Transparencia: Actuar con claridad, consistencia y sin ambigüedades y siguiendo permanentemente las políticas y normas de la Compañía, facilitando la vigilancia y monitoreo en el desempeño organizacional.
• Vocación de Servicio: Continuamente demostrar disposición a cuidar los intereses y satisfacer las necesidades de nuestros clientes tanto internos como externos, siempre dentro del marco de las políticas y procedimientos establecidos en la Compañía. Anticiparnos a conocer y responder de manera efectiva con un servicio de alta calidad.
• Trabajo en equipo: valoramos y fomentamos el aporte de las personas para el logro de los objetivos comunes.
• Alto desempeño: superamos continuamente nuestras metas y optimizamos el uso de recursos, para crear valor.
• Confianza: generamos credibilidad y manejamos responsablemente la información.
3. DISPOSICIONES PARTICULARES
3.1 DERECHOS HUMANOS
INDUSTRIAL TAYLOR S A S y sus funcionarios deben respetar los derechos humanos internacionalmente reconocidos y enunciados en la “Carta Internacional de los Derechos Humanos” y los principios relativos a los derechos incluidos en los ocho Convenios Fundamentales de la Organización Internacional del Trabajo, conforme a la Declaración relativa a los principios y derechos fundamentales en el trabajo.
_____________________
Se conoce como Carta Internacional de los Derechos Humanos a la Declaración Universal de los Derechos Humanos (1948) junto con los instrumentos que la desarrollan: el Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos (1976) y el Pacto Internacional de Derechos Económicos, Sociales y Culturales (1976)
Los ocho Convenios Fundamentales de la OIT incluyen: Convenio sobre la Libertad Sindical y la Protección del Derecho de Sindicación (1948), Convenio sobre el Derecho de Sindicación y Negociación Colectiva (1949), Convenio sobre el Trabajo Forzoso (1930), convenio sobre la abolición del Trabajo Forzoso (1957), Convenio sobre la Edad Mínima (1973), Convenio sobre las Peores formas de Trabajo Infantil (1999), Convenio sobre la Igualdad de Remuneración (1951), Convenio sobre la Discriminación (1958).
La responsabilidad de respetar los derechos humanos por parte de los funcionarios exige que los mismos eviten que sus propias actividades provoquen o contribuyan a provocar consecuencias negativas sobre los derechos humanos y hagan frente a esas consecuencias cuando se produzcan y traten de prevenir o mitigar las consecuencias negativas sobre los derechos humanos directamente relacionadas con operaciones, productos o servicios prestados por sus proveedores.
a. Mantener unas prácticas laborales coherentes con la normativa internacional anteriormente descrita.
b. Eliminar todas las formas de trabajo forzoso.
c. Erradicar el uso de trabajo infantil.
d. Facilitar la libertad de asociación y la negociación colectiva de sus empleados.
e. Tratar a todos los funcionarios con dignidad y respeto, absteniéndose de emplear cualquier conducta agraviante o que suponga algún tipo de discriminación por motivos de raza, ideas religiosas, políticas o sindicales, nacionalidad, lengua, sexo, estado civil, edad o discapacidad.
f. Asegurar que las condiciones y el entorno de trabajo (entre otros: salarios, jornada laboral, protección de la maternidad, fomento de un ambiente de trabajo seguro, libre de alcohol y drogas, etc.) son coherentes con las normas laborales internacionales aplicables, y que promueven y mantienen un alto grado de bienestar físico, mental y social de sus empleados.
g. Respetar la individualidad de las personas con las cuales interactúa, esto es las características únicas de cada ser humano: su personalidad, estilo de vida, procesos de pensamiento, experiencia personal y laboral, origen étnico, orientación política, raza, color, religión, género, identidad de género, orientación sexual, estado civil, condición física, entre otras diferencias.
h. Evitar realizar conductas que representen o pudiesen potencialmente representar cualquier tipo de discriminación, irrespeto, amenaza, difamación, o que infundan miedo, angustia, intimidación, o de alguna manera puedan atentar contra la libertad individual de sus compañeros y subalternos, o de cualquier persona con la que interactúen en razón de sus funciones.
i. Evitar conductas que constituyan o puedan constituir acoso laboral o acoso sexual, conforme a las normatividad vigente.
3.2. PROHIBICIÓN DE USO DE TABACO, SUSTANCIAS PSICOACTIVAS, DROGAS ILÍCITAS Y ABUSO DE BEBIDAS ALCOHÓLICAS
INDUSTRIAL TAYLOR S A S tiene el compromiso de proporcionar un lugar de trabajo seguro y saludable para todos sus funcionarios. El uso de drogas ilícitas, tabaco, sustancias psicoactivas o el abuso de alcohol pueden ocasionar serios riesgos a la seguridad.
La posesión, distribución o consumo de sustancias psicoactivas, alcohol o drogas ilícitas, o el estar bajo la influencia de estas sustancias o drogas o del alcohol durante la jornada laboral están prohibidos.
3.3 CERO TOLERANCIA A LA CORRUPCIÓN
INDUSTRIAL TAYLOR S A S desarrollará su actividad comercial con transparencia e integridad, evitando actividades engañosas, deshonestas o fraudulentas y toda practica que se considere que sea o induzca a la corrupción y/o soborno en las relaciones con entidades y funcionarios públicos o privados. En este sentido, INDUSTRIAL TAYLOR S A S y sus funcionarios velaran por el cumplimiento de las disposiciones legales sobre anticorrupción, entre otras, el Estatuto Anticorrupción adoptado mediante Ley 1474 del 12 de Julio de 2011, y las normas complementarias que desarrollen dichas leyes.
3.4 POLÍTICAS APLICABLES A LA PREVENCIÓN DE CONFLICTOS DE INTERÉS
Se entiende por conflicto de interés toda situación o evento de regulación, administración, operación o control institucional, en la que deba intervenir o participar alguno de los destinarios de este Código en razón del ejercicio de sus funciones, cuya decisión tenga relación directa o indirecta con sus propios intereses personales o familiares según el grado de consanguinidad o afinidad o cuando esa decisión institucional esté en contra de los intereses de la Compañía.
Cuando un funcionario de INDUSTRIAL TAYLOR S A S se encuentre incurso en una situación de conflicto de interés o considere poder estarlo, corresponderá́ a la Junta Directiva estudiar el caso y definir las acciones a seguir.
En consecuencia, cuando se presenten conflictos de interés los funcionarios deberán abstenerse de:
a. Participar en actividades, negocios u operaciones contrarios a la ley, a los intereses de INDUSTRIAL TAYLOR S A S, que puedan perjudicar el cumplimiento de sus deberes y responsabilidades o afectar el buen nombre de la Compañía.
b. Realizar cualquier negocio u operación con fundamento en sentimientos de amistad, enemistad o relaciones familiares.
c. Abusar de su condición de directivo, empleado, funcionario o colaborador de INDUSTRIAL TAYLOR S A S para obtener beneficios, para sí o para terceros, relacionados con los productos o servicios que presta INDUSTRIAL TAYLOR S A S, o para obtener beneficios personales de proveedores, contratistas, terceros, clientes o usuario
d. Realizar cualquier operación utilizando información privilegiada en provecho suyo o de terceros.
e. Recibir remuneración, dadivas o cualquier otro tipo de compensación en dinero o en especie por parte de cualquier persona natural o jurídica, en razón del ejercicio de sus funciones y actividades que realiza.
g. Utilizar el nombre, razón social, sigla, marca, denominación de servicios o productos de INDUSTRIAL TAYLOR S A S, o cualquier elemento propio de la entidad para actividades particulares.
h. Ofrecer sus servicios, experiencia profesional o conocimientos a clientes y usuarios de la entidad.
i. Utilizar las instalaciones de INDUSTRIAL TAYLOR S A S o los elementos de trabajo para manejar o promover negocios a título personal o en provecho de terceros.
Si alguno de los destinatarios del presente Código identifica la existencia de un conflicto de interés, deberá́ analizar la situación u operación con base en las normas legales que la rigen, los manuales y procedimientos establecidos e informar a la Junta Directiva, para que lo releve de tomar decisiones o realizar gestión alguna tendiente a intervenir de manera directa o indirecta sobre el caso en particular.
3.5 CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN
Se considera información confidencial, cualquier información que reciban los funcionarios que tengan algún tipo de vínculo contractual con INDUSTRIAL TAYLOR S A S; en desarrollo o con ocasión de su vinculación, tanto de propiedad de la Compañía como información que los funcionarios hayan recibido de terceros, incluyendo, sin limitación, cualquier información de carácter legal, contable, tributario, técnico, tecnológico, financiero, jurídico o comercial de la Compañía o de los terceros y de los clientes y usuarios de ambos.
Con el fin de evitar que, en razón de la labor o de las funciones, utilicen información confidencial en provecho de ellos mismos o de terceros, se establecen las siguientes políticas:
a. Guardar absoluta reserva sobre toda la información, políticas, procedimientos u operaciones que le sean suministrados, dados a conocer o a los que tenga acceso con ocasión de su trabajo.
b.Abstenerse de efectuar para sí o para terceros, arreglos, reproducciones, adaptaciones o cualquier otra clase de mutilación, deformación o modificación de la información confidencial que llegue a su conocimiento en desarrollo o con ocasión de su trabajo.
c. En ningún caso podrá revelar ni transferir a terceras personas las tecnologías, metodologías, know how, y secretos industriales, comerciales o estratégicos que pertenezcan a INDUSTRIAL TAYLOR S A S, sus clientes o proveedores, a los que haya tenido acceso con ocasión de su cargo.
d. En ningún caso podrá́ divulgar, apropiarse, ni usar la información de INDUSTRIAL TAYLOR S A S o de sus clientes y usuarios para fines distintos al desempeño de su cargo y al manejo de las relaciones con los mismos, y menos para efectuar transacciones que deriven utilidad o provecho personal del funcionario o de un tercero.
e. Evitar causar daño o pérdida de los documentos confidenciales que hayan llegado al poder de INDUSTRIAL TAYLOR S A S a través de la ejecución de las labores de sus funcionarios.
f. Comunicar o divulgar información reservada que pudiera dañar la imagen o el prestigio de INDUSTRIAL TAYLOR S A S o de terceras personas.
g. Está prohibido divulgar o dar lectura a documentos expresamente confidenciales, dirigidos a otras dependencias.
h. En ningún caso revelar información de la nómina de INDUSTRIAL TAYLOR S A S, a ningún funcionario o tercero, salvo que exista autorización legal.
i. Cumplir las demás normas internas que se estipulen dentro del desarrollo del objeto legal de INDUSTRIAL TAYLOR S A S.
3.6 SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
INDUSTRIAL TAYLOR S A S propende por ofrecer un lugar de trabajo seguro y saludable para todos los funcionarios; lo cual, requiere del compromiso de cada uno, en la protección de la salud y la observancia de reglas básicas de seguridad, que contribuyan al bienestar propio y el de las demás personas con las que se interactúa; para ello, los funcionarios deberán:
a. Informar sobre cualquier situación que pueda presentar un riesgo de salud y seguridad al Área de Gestión Humana - SG SST.
b. Cumplir todas las normas, procesos, procedimientos y prácticas de seguridad que le son exigidas para la ejecución de sus funciones.
c. Cuidar de su salud y de la seguridad de sus compañeros.
d. Participar de las actividades de seguridad y salud en el trabajo, además de las de carácter obligatorio.
e. Asistir a los exámenes médicos ocupacionales anuales que se programen.
f. Desempeñar comportamientos seguros y de autocuidado en la ejecución de las funciones.
g. Tomar las precauciones necesarias para el seguro cumplimiento de las funciones.
h. Usar siempre los elementos de protección personal asignados.
3.7 PREVENCIÓN Y CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO (LA/FT):
Los funcionarios deberán asegurar el cumplimiento de las normas encaminadas a prevenir y controlar el LA/FT, para lo cual tendrán en cuenta lo siguiente:
a. Velar por que todos los clientes vinculados a INDUSTRIAL TAYLOR S A S, reúnan requisitos de calidad y carácter tales que haya siempre una integridad moral reconocida y una actividad lícita y transparente. La capacidad económica de los clientes debe ser concordante con su actividad y con los movimientos u operaciones que realicen en la institución.
b. Cuando se conozca información sobre la actividad sospechosa de un cliente o usuario y se considere que no se debe extender la relación de negocios entre este e INDUSTRIAL TAYLOR S A S, debe darse aviso inmediato a los funcionarios de mayor nivel con el fin de unificar el criterio, prevenir repercusiones desfavorables y enviar los reportes del caso a la autoridad competente.
c. Anteponer la observancia de los principios éticos al logro de las metas comerciales, considerando que es primordial generar una cultura orientada a cumplir y hacer cumplir las normas establecidas para la prevención y detección del lavado de activos.
d. Considerar las políticas adoptadas por la Junta Directiva, en las decisiones relacionadas con la búsqueda de nuevos negocios, la apertura de operaciones en nuevas jurisdicciones, nuevos productos y la modificación de los actuales, nuevos canales de distribución o modificación de los actuales.
e. Verificar que los procedimientos, metodologías y herramientas a su cargo, desarrollen todas las políticas adoptadas por la Junta Directiva en materia de LA/FT.
f. Los funcionarios también tienen el deber de comunicar a la Alta Dirección, cualquier debilidad en los controles o potencial falla del sistema de control, tales como la indebida segregación de funciones y la instalación de nuevos sistemas y programas que no cumplen con los estándares de seguridad y de prevención del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo.
4. DIRECTRICES ÉTICAS PARA LOS GRUPOS DE INTERÉS
4.1 RELACIÓN CON LAS AUTORIDADES: las relaciones de los funcionarios de INDUSTRIAL TAYLOR S A S con el gobierno, en ejercicio de su cargo, con las entidades gubernamentales y con las demás autoridades públicas deberán conducirse dentro del marco de la ley y bajo los principios descritos en el presente Código.
4.2 RELACIÓN CON LOS CLIENTES Y USUARIOS: los destinatarios del presente Código, deberán abstenerse de realizar negocios con personas naturales o jurídicas de las cuales se tenga conocimiento que observan un comportamiento empresarial contrario a las leyes. Así́ mismo, deberán expresar con claridad a los clientes y usuarios las condiciones de las operaciones, de tal forma que sea posible que los clientes y usuarios conozcan en su integridad los productos y servicios, así́ como las obligaciones reciprocas que se generan en toda actividad comercial.
Las solicitudes, reclamaciones y requerimientos deberán ser atendidos de manera oportuna y precisa, conforme a la ley y a los contratos respectivos.
4.3 RELACIÓN CON LOS PROVEEDORES: deberá́ fundamentarse la elección y contratación de proveedores en criterios técnicos, profesionales, éticos, y adicionalmente se tendrá́ en cuenta lo establecido en las Políticas y Procedimientos de LA/FT y en las necesidades de INDUSTRIAL TAYLOR S A S, conduciéndolas por medio de procesos que garanticen la mejor relación costo beneficio, tales como el conocimiento del proveedor, la evaluación del mismo y la cotización de precios, entre otros.
4.4 RELACIÓN CON LOS COMPETIDORES: se mantendrá́ una competencia leal como elemento básico en todas las operaciones y relaciones con otras compañías del mercado de acuerdo con los principios de la sana competencia. Los funcionarios de INDUSTRIAL TAYLOR S A S en ningún caso deberán hacer comentarios que puedan afectar la imagen de los competidores o contribuir para la divulgación de rumores sobre los mismos.
4.5 RELACIONES EN EL AMBIENTE DE TRABAJO: las relaciones en el ambiente de trabajo deberán enmarcarse bajo la cortesía y el respeto. Así́ mismo, deberán buscar que predomine el espíritu de colaboración, trabajo en equipo y lealtad, dando estricto cumplimiento a las normas señaladas por el Reglamento Interno de Trabajo de INDUSTRIAL TAYLOR S A S y el presente Código.
4.6 REGALOS E INVITACIONES: Los intereses comerciales de INDUSTRIAL TAYLOR S A S serán mejor servidos cuando sus decisiones comerciales estén basadas en criterios comerciales y no influidas por factores tales como regalos, favores, donaciones, invitaciones, viajes o pagos tendientes a obtener resultados para los destinatarios del presente Código, sus vinculados o familiares.
En consecuencia, los funcionarios de INDUSTRIAL TAYLOR S A S no podrán dar, ofrecer o aceptar, en forma directa o indirecta, regalos, favores, donaciones, invitaciones, viajes o pagos en desarrollo de las actividades realizadas en INDUSTRIAL TAYLOR S A S que puedan influir en sus decisiones para facilitar negocios u operaciones en beneficio propio o de terceros.
Se exceptúan los regalos o invitaciones institucionales o publicitarias que hagan parte del giro ordinario de los negocios y que tengan un objetivo comercial definido, tales como lapiceros, agendas, discos, etc., por valores de mínimo costo, o atenciones (comidas de negocios) de costos moderados.
Los comprobantes o cuentas de cobro presentados a INDUSTRIAL TAYLOR S A S por concepto de viajes o atenciones sociales deberán corresponder a actividades oficiales del mismo.
4.7 USO ADECUADO DE RECURSOS: los funcionarios de INDUSTRIAL TAYLOR S A S deberán dar uso adecuado y racional a su tiempo, los muebles, las herramientas, los equipos y demás elementos de trabajo de INDUSTRIAL TAYLOR S A S. Se garantiza el derecho a la privacidad siempre que la utilización de la infraestructura de INDUSTRIAL TAYLOR S A S obedezca exclusivamente a asuntos de carácter laboral, o una utilización diferente haya sido autorizada por la Compañía.
5. ACTOS INCORRECTOS
Se entiende por acto incorrecto, el incumplimiento de las normas legales y de las disposiciones generales y particulares de este Código, así́ como cualquier intento o actuación de un empleado, directivo o funcionario de INDUSTRIAL TAYLOR S A S de obtener un provecho indebido para sí mismo o para terceros, abusando de su posición, y aquellos que puedan utilizarse para confundir o sorprender la buena fe de terceros o usarse en forma contraria a los intereses legítimos de INDUSTRIAL TAYLOR S A S. Los actos incorrectos pueden involucrar a clientes, proveedores, representantes, competidores, empleados, terceros, accionistas, ex empleados y directivos. Las principales categorías son las siguientes:
• Abuso tecnológico, incluyendo el acceso no autorizado a sistemas de cómputo, violación de licencias de software, implantación de virus u otro código dañino, cualquier tipo de sabotaje, como:
o Acceso o divulgación no autorizado de archivos electrónicos
o Uso indebido de la Red
o Destruir o distorsionar información clave de INDUSTRIAL TAYLOR S A S o fraude por computador, en todas sus manifestaciones
• Apropiación indebida de recursos, incluida la propiedad intelectual y la información. En esta categoría se incluyen, entre otros:
o Hurto en sus distintas clasificaciones
o Abuso de confianza
o Desviación o uso indebido de información privilegiada
o Malversación y destinación diferente de recursos
• Contribuciones y Actividades Políticas, salvo a título personal y a su propia elección, ningún empleado y/o directivo de INDUSTRIAL TAYLOR S A S podrá́ participar en actividades políticas, ni realizar contribución alguna para ningún candidato político o partido en nombre y representación del de INDUSTRIAL TAYLOR S A S, ni recibir reembolsos directos o indirectos para contribuciones políticas personales realizadas por ellos mismos.
•Conflictos de interés:
o Falsos reportes: tendientes a distorsionar la realidad del desempeño propio o de terceros. Incluye la supresión de información material y otros casos como:
o Suministro de información falsa para encubrir desempeño deficiente o para acceder a bonificaciones.
o Utilizar falsos reportes para engañar a inversionistas, entidades financieras o terceros en general
o Manipulación de estados financieros.
• Corrupción: definida como el requerimiento o aceptación, ofrecimiento u otorgamiento, por o hacia un empleado, directivo, funcionario o colaborador del de INDUSTRIAL TAYLOR S A S, de cualquier objeto de valor pecuniario u otros beneficios como dadivas, favores, promesas o ventajas de cualquier clase para sí mismo o para otra persona, a cambio de la realización u omisión de cualquier acto relacionado con su trabajo, tales como:
o Aceptación de un beneficio personal o para terceros como forma de influenciar una decisión administrativa
o Cualquier pago hecho a un empleado de parte de un proveedor a cambio de un tratamiento favorable a este ultimo
o Aceptación de dadivas, regalos e invitaciones de cualquier naturaleza de terceras partes con las cuales el de INDUSTRIAL TAYLOR S A S tiene relaciones de negocios
o Sobornos a funcionarios públicos o privados por realizar una determinada acción u omitir una actuación.
• Malversación de activos: se define como el acto intencional o culposo de disponer de los activos de la entidad o aquellos por los cuales ésta sea responsable, en beneficio propio o de terceros; de tal manera que ello cause un detrimento o una distorsión de los estados financieros. Dicha malversación comprende, pero no se limita a:
o Apropiación física de bienes, sin la respectiva autorización
o Apropiación de dinero, títulos representativos de valor o similares, así́ sea de manera temporal.
o Realización de gastos no autorizados, en beneficio propio o de terceros.
o En general, toda apropiación, desviación o uso de los bienes de propiedad o bajo responsabilidad de la entidad para ser destinados a fines diferentes de aquellos para los cuales hayan sido específicamente adquiridos o recibidos.
6. COMITÉ DE ETICA, CONDUCTA Y BUEN GOBIERNO.
6.1 OBJETIVO
Con la finalidad de asegurar el cumplimiento de las disposiciones de éste Código, y de su adecuada interpretación, así́ como solucionar cualquier conflicto de intereses, INDUSTRIAL TAYLOR S A S cuenta con un Comité de Ética, Conducta y Buen Gobierno, integrado por la Gerencia General, la Vicepresidencia Comercial, la Vicepresidencia de Operaciones y la Dirección de Gestión Humana.
6.2 REUNIONES
El Comité se reunirá́ cuando se detecten situaciones que requieran ser consideradas por este Comité. En este caso, la reunión será́ citada por cualquiera de los miembros del mismo.
Las reuniones podrán ser presenciales o a través de cualquier medio tecnológico.
El Comité designará un Secretario entre sus miembros, quién elaborará las actas de las reuniones y llevará los archivos correspondientes. Las actas del Comité deben ser firmadas por los miembros del Comité que estuvieron presentes en la reunión.
6.3 FUNCIONES
El Comité de Ética, Conducta y Buen Gobierno tendrá́ las siguientes funciones:
a. Atender las dudas e inquietudes que los funcionarios tengan sobre la interpretación del Código, debiendo informarles por escrito.
b. Conocer y analizar las infracciones, quejas y denuncias, reportadas a través de los canales definidos por INDUSTRIAL TAYLOR S A S para tal fin y mantener la confidencialidad, garantizando la celeridad e imparcialidad en el desarrollo de la investigación.
c. Evaluar, tramitar, decidir y notificar las situaciones que podrían constituir conflicto de intereses de los funcionarios, y las denuncias que se reciban a través de los distintos canales, sobre incumplimiento a los deberes contemplados en este Código.
d. Establecer comunicación con las Empresas contratantes de terceros vinculados para asegurar el cumplimiento del Código, en cuanto le sea aplicable, y buscar en forma conjunta la solución a los eventuales conflictos de intereses que se presenten.
e. Vigilar que se apliquen las recomendaciones que adopten en relación con investigaciones administrativas, celebración de actas de cargos y descargos, o la imposición de sanciones que deban a los funcionarios que se determine, puedan estar involucrados o estén involucrados en conductas contrarias al presente Código.
f. Adelantar la confirmación por parte de los funcionarios sobre la declaración de existencia de conflictos de intereses.
g. Velar por el cumplimiento de los principios y de los compromisos contemplados en el Código.
h. Garantizar la implementación de las medidas correctivas de acuerdo a las denuncias recibidas.
6.4 SISTEMA DE RECEPCIÓN Y CANALES DE INFORMACIÓN DEL COMITÉ DE ETICA, CONDUCTA Y BUEN GOBIERNO
Este Código contiene unos lineamientos generales que permitirán evaluar gran parte de las situaciones a las que se podrían enfrentar los destinatarios del presente Código; en ningún caso, detalla necesariamente todos los problemas que pueden surgir en la operación diaria. De este modo, eventualmente, podrán surgir dudas sobre cuál es la conducta más correcta que debe ser adoptada, casos en los cuales se deberá́ comunicar al superior jerárquico o al Comité de Ética, Conducta y Buen Gobierno, antes de tomar cualquier decisión.
Este Código se complementa con otros códigos, manuales, políticas, programas y procesos operativos específicos que puede llegar a adoptar INDUSTRIAL TAYLOR S A S, en cumplimiento de disposiciones nacionales e internacionales aplicables.
INDUSTRIAL TAYLOR S A S dispondrá́ de un canal para que los funcionarios puedan enviar abiertamente, confidencialmente o de forma anónima, las denuncias, preguntas o asuntos acerca de violaciones a este Código, conductas y situaciones que consideren antiéticas, y que vayan en contra de las normas aquí́ establecidas o asuntos que surjan en INDUSTRIAL TAYLOR S A S relacionados con el incumplimiento de normas, procedimientos, regulaciones, políticas, y estándares de conducta incluyendo las norma anticorrupción.
Los siguientes mecanismos están disponibles para la notificación de infracciones al Código:
• Vía e-mail en la dirección lineaetica@industrialtaylor.com.co
• Vía telefónica: (601) 357 8400 Ext: 3008
• Comunicación escrita a la Transversal 93 No. 51-98, Edificio 3 - Parque Empresarial Puerta del Sol en la ciudad de Bogotá, Departamento Gestión Humana
Se invita a los colaboradores a hablar con sus jefes o supervisores en caso de cualquier duda en relación con el mejor curso de acción frente a una situación en particular.
Además de los canales atrás descritos, las preguntas, quejas y denuncias pueden ser presentadas directamente al Jefe o Gerente de Área o Director de Área o Vicepresidente del Área, o directamente al Gerente de INDUSTRIAL TAYLOR S A S. Quien reciba información en este sentido, deberá́ darle trámite inmediato al Comité de Ética, Conducta y Buen Gobierno.
Las personas que hagan uso de los canales, deben asegurarse de la validez de la información que suministran, y proporcionar suficientes detalles para permitir que se adelanten las indagaciones respectivas.
6.5 PROTECCIÓN DE LA INFORMACIÓN Y DEL DENUNCIANTE
En ningún caso se admitirá́ algún tipo de represalia contra cualquier persona que, de buena fe, plantee preguntas, informe sobre acciones incongruentes con nuestro Código, normativa interna o legislación, ni contra quien colabore en una indagación sobre una supuesta actuación irregular.
La comunicación «de buena fe» implica proporcionar información de manera honesta, completa y precisa, incluso si posteriormente se demuestra que carecía de fundamento o que era errónea. Cualquier información que se descubra que ha sido facilitada de mala fe podría originar consecuencias disciplinarias.
Ningún Directivo o Colaborador vinculado mediante contrato de trabajo, puede desplegar actos, conductas hostiles o de acoso contra cualquier persona externa, cliente, proveedor, contratista, o Colaborador que presente una queja o denuncia, o que rinda declaraciones que afecten a un Colaborador o a cualquiera otra persona.
Cualquier acto de venganza, acoso o discriminación se tendrá́ como una violación grave al Código y constituirá́ justa causa para la terminación del contrato de trabajo.
6.7 INDAGACIÓN
Todos los empleados, incluyendo los de las empresas que contratan con INDUSTRIAL TAYLOR S A S, tienen la obligación de reportar de manera oportuna cualquier sospecha o evidencia de la realización de un acto incorrecto a través de los canales dispuestos para ello por INDUSTRIAL TAYLOR S A S, y debe colaborar con las eventuales investigaciones que adelante INDUSTRIAL TAYLOR S A S y las autoridades correspondientes, contestando sus
requerimientos con la oportunidad y la totalidad de los hechos y la verdad, en cumplimiento del deber legal que compete a todo ciudadano.
Las indagaciones se llevarán a cabo, de acuerdo con lo previsto en las normas aplicables, respetarán el debido proceso, y todas las personas serán tratadas de manera justa y consistente con los principios rectores de nuestro Código.
Todos los empleados, directivos, funcionarios o colaboradores de INDUSTRIAL TAYLOR S A S deben cooperar con las indagaciones; así como, asegurar y entregar todos los documentos y registros que contribuyan a las mismas.
7. RÉGIMEN SANCIONATORIO
Todos los directivos, empleados, funcionarios o colaboradores de INDUSTRIAL TAYLOR S A S que voluntariamente o con culpa grave incurran en conductas que violen los principios éticos y las normas consagradas en el presente Código, serán sancionados de acuerdo con la disposiciones que generé el Comité de Ética, Conducta y Buen Gobierno observando lo previsto en la ley.
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